Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales

La Institución Educativa San José de Loma Verde, establecimiento oficial de educación preescolar, básica y media adscrito a la Secretaría de Educación Municipal de Montería y al Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia, es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por los miembros de la comunidad educativa.

La presente Política se adopta en estricto cumplimiento de las normas constitucionales y legales de la República de Colombia:

• Constitución Política de Colombia: Artículos 15 (Derecho a la intimidad, buen nombre y Habeas Data) y 20 (Derecho a la información).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia): Normas de prevalencia del interés superior y protección integral de los derechos de niños, niñas y adolescentes.
• Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015): Reglamentación del régimen de protección de datos personales.
• Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
• Ley 115 de 1994 (Ley General de Educación) y Decreto 1075 de 2015: Normas rectoras del servicio público educativo y gestión de información en el SIMAT.
• Circulares y Guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales en el sector educativo.

Esta política aplica a todos los datos personales, físicos o digitales, recolectados y custodiados por la I.E. San José de Loma Verde en sus distintas sedes, respecto a los siguientes titulares:

1. Estudiantes activos y aspirantes: Datos de identificación, académicos y de desarrollo formativo.
2. Padres de familia, acudientes y representantes legales: Datos de contacto, socioeconómicos y de representación parental.
3. Docentes y directivos docentes: Datos personales, laborales, académicos y de desempeño profesional vinculados al servicio educativo oficial.
4. Personal administrativo y de servicios de apoyo: Datos laborales y funcionales.
5. Egresados: Datos para el seguimiento a trayectorias educativas y laborales.
6. Contratistas, proveedores y aliados comunitarios: Datos requeridos para la gestión contractual, institucional y comunitaria.

La I.E. San José de Loma Verde aplicará de forma estricta los siguientes principios reconocidos por la ley:

• Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que obedece a las disposiciones legales vigentes.
• Principio de Finalidad: La recolección obedece exclusivamente a una finalidad legítima de índole pedagógica, formativa, administrativa o legal previamente informada al titular o su acudiente.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o de su representante legal, salvo disposición judicial o legal que lo exceptúe.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier momento información sobre sus datos personales custodiados por la institución.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos no están disponibles indiscriminadamente en internet ni en medios masivos, limitándose al personal docente y administrativo debidamente autorizado.
• Principio de Seguridad: La información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Principio de Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligada a guardar reserva profesional sobre los mismos.

El tratamiento de datos personales de menores de edad en la institución se sujeta a las siguientes reglas inquebrantables:

• Interés Superior del Menor: Todo tratamiento debe responder y respetar el bienestar, desarrollo integral y protección de los estudiantes.
• Autorización de los Representantes Legales: La autorización para el tratamiento de datos de los estudiantes debe ser otorgada por sus padres, tutores o acudientes legales debidamente acreditados en la matrícula escolar.
• Derecho a ser Escuchado: Conforme al Código de la Infancia y la Adolescencia, se escuchará la opinión del menor teniendo en cuenta su madurez, edad y capacidad de discernimiento.
• Prohibición Absoluta de Usos Comerciales: Queda terminantemente prohibida la cesión, venta o entrega de datos de los menores a terceros para fines de publicidad, mercadeo o explotación comercial.

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, pertenencia étnica, convicciones religiosas o datos biométricos).

En la I.E. San José de Loma Verde, la recolección de datos sensibles se limita estrictamente a:

• Salud y Discapacidad: Diagnósticos médicos, esquemas de vacunación, alergias y requerimientos para la formulación del Plan Individual de Ajustes Razonables (PIAR) y el Diseño Universal para el Aprendizaje (DUA) para garantizar la educación inclusiva.
• Bienestar y Nutrición: Información nutricional y de condiciones de vulnerabilidad para la focalización y asignación del Programa de Alimentación Escolar (PAE) y transporte escolar rural.
• Etnicidad o Grupos de Especial Protección: Con fines de caracterización sociodemográfica oficial exigida por el Ministerio de Educación Nacional.

Nota legal: Se informa a los padres y acudientes que no están obligados a responder preguntas sobre datos sensibles, salvo que sean indispensables para salvaguardar la salud o integridad del estudiante en el entorno escolar.

Las fotografías, grabaciones de video o audios tomados durante la jornada escolar o eventos institucionales (actos cívicos, ferias de la ciencia, actividades deportivas y culturales) están regulados bajo las siguientes premisas:

1. Se solicitará en el formato de matrícula la autorización expresa de los padres o acudientes para el registro y difusión de imágenes con fines estrictamente pedagógicos, institucionales y de memoria escolar.
2. Las imágenes publicadas en el sitio web institucional, carteleras o informes de gestión destacarán el proceso pedagógico colectivo, cuidando en todo momento la dignidad, integridad y decoro de los estudiantes.
3. Bajo ninguna circunstancia se publicarán fotografías acompañadas de datos personales que permitan la localización individual de los menores fuera de la institución.
4. Los padres o acudientes pueden revocar la autorización de publicación de imágenes en cualquier momento comunicándolo formalmente al correo institucional.

La I.E. San José de Loma Verde recolecta y procesa datos con las siguientes finalidades legítimas:

• Gestión Académica y Curricular: Matrícula e inscripción en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT), registro de calificaciones, actas de promoción y evaluación escolar según el SIEE.
• Certificación Escolar: Expedición de constancias de estudio, certificados de notas, diplomas y actas de grado.
• Bienestar Estudiantil: Administración de beneficios de alimentación escolar (PAE), rutas de transporte escolar rural y seguro estudiantil de accidentes.
• Convivencia y Orientación Escolar: Atención de casos en el Comité Escolar de Convivencia (Ley 1620 de 2013) y seguimiento psicosocial a estudiantes en situación de vulnerabilidad o conflicto.
• Comunicación Institucional: Envío de citaciones, boletines informativos, circulares de rectoría y convocatorias a reuniones de padres de familia.
• Gestión de Talento Humano y Contratación: Administración de hojas de vida, nombramientos docentes y expedientes contractuales conforme al régimen de la función pública docente.
• Cumplimiento de Deberes Legales: Atención de requerimientos de la Secretaría de Educación de Montería, ICFES, DANE, Personería Municipal, ICBF y autoridades judiciales competentes.

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información (o sus padres/acudientes en representación del menor) tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la institución cuando estos resulten parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado por la institución, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad de protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a la institución a conservar la información (por ejemplo, el registro histórico de calificaciones de educación formal).
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los titulares o sus representantes legales pueden ejercer sus derechos de Habeas Data a través de los canales institucionales dispuestos:

Requisitos de la Solicitud:

La solicitud debe contener: nombre completo del titular e identificación, nombre del acudiente (si aplica), teléfono y correo de notificación, descripción clara de los hechos o datos objeto de consulta o reclamo, y documentos que sustenten la petición.

Términos Legales de Respuesta:

• Consultas: Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Si no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (Actualización, Corrección o Supresión): Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible resolverlo en ese tiempo, se informará al interesado los motivos y la fecha de resolución, la cual no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales.

La I.E. San José de Loma Verde implementa controles de seguridad técnicos, administrativos y físicos para resguardar la confidencialidad de la información:

• Seguridad en Sistemas y Servidores: Control de accesos mediante autenticación protegida, cabeceras seguras de navegación (CSP, X-Content-Type-Options, HTTPS en producción) y control estricto de sesiones.
• Archivos Físicos Escolares: Custodia bajo llave en secretaría y rectoría, con acceso restringido exclusivamente al personal designado para la gestión de matrículas y archivo.
• Acuerdos de Reserva y Confidencialidad: Los docentes y directivos docentes están sujetos al deber de sigilo y reserva respecto a valoraciones pedagógicas, situaciones familiares y diagnósticos médicos de los educandos.

La presente Política rige a partir de su publicación oficial en el portal web institucional.

Los datos personales recolectados permanecerán en las bases de datos de la institución durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas. Conforme a las directrices del Ministerio de Educación Nacional y la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), los registros académicos, libros de calificaciones y actas de graduación constituyen patrimonio documental de conservación permanente para garantizar el derecho futuro de los estudiantes a certificar su formación académica.